Términos y condiciones del servicio Evui para empresas

1. Partes

• Evui: Dagoberto Martínez Polo, persona natural, con cédula 1.018.490.742, domiciliado en Bogotá D. C., Carrera 78 # 52B-41, correo dagmapo@gmail.com, teléfono 304 530 2373. Hasta el 6 de noviembre de 2026 el servicio se llamó Eventum.
• La empresa: la persona jurídica o natural que se registra en Evui, representada por quien acepta estos términos en el panel.

2. Aceptación

• Quien acepta en el panel declara que tiene facultades para obligar a la empresa.
• La aceptación electrónica tiene plena validez, conforme a la Ley 527 de 1999. Queda constancia de quién aceptó, la versión y la fecha.
• Hacen parte de estos términos las condiciones de tratamiento de datos para empresas y el anexo comercial que se acuerde con cada empresa.
• Si la empresa tiene un contrato firmado con Evui, ese contrato prevalece en lo que regule.

3. El servicio

Evui es una plataforma en la nube para gestionar el personal de eventos: crear eventos, inscribir personas, registrar su asistencia, conciliar los turnos, preparar la nómina y el archivo de pago para el banco, y recibir avisos y reportes.

Según el anexo comercial, Evui puede además prestar un servicio operado, en el que Dagoberto Martínez Polo opera la plataforma por cuenta de la empresa.

4. Lo que Evui no hace

• No es intermediario laboral ni empresa de servicios temporales. No contrata, no convoca, no selecciona ni remunera al personal de la empresa. La relación con cada persona es solo de la empresa.
• No recibe, guarda ni transfiere dinero. Los pagos los hace la empresa desde su propia cuenta bancaria.
• No confirma transferencias. Que una nómina esté preparada no prueba que el pago se haya hecho.
• No asesora en materia laboral, tributaria ni contable. La empresa decide cómo vincula a su personal y responde por su seguridad social, sus retenciones, sus documentos soporte y demás obligaciones.

5. La empresa revisa antes de pagar

Evui concilia y propone; la empresa decide. Antes de cargar un archivo de pago en su banco, la empresa debe revisar y aprobar la nómina. La verificación de identidad puede omitir la lectura de la foto cuando los datos coinciden, y no reemplaza los controles propios de la empresa.

6. Inteligencia artificial

• Evui usa un proveedor externo de inteligencia artificial para leer fotos de documentos y para el asistente.
• Los resultados pueden tener errores. El asistente solo propone acciones, y cada una requiere la confirmación de un usuario de la empresa.
• El consumo de inteligencia artificial de cada empresa tiene un tope mensual, que se informa en el panel.

7. Cuentas y usuarios

• El administrador de la empresa crea los usuarios y les asigna un rol. Cada usuario debe tener solo el acceso que necesita.
• Las contraseñas y los chats de Telegram vinculados son personales. La empresa responde por lo que se haga con las cuentas de sus usuarios.
• La empresa debe retirar el acceso a quien deje de trabajar con ella y avisar a Evui si sospecha que una cuenta fue usada sin permiso.

8. Uso aceptable

La empresa no puede:

• cargar datos personales sin autorización de sus titulares, ni datos de menores de edad;
• usar los datos para fines distintos a gestionar a su personal, pagarle y cumplir sus obligaciones legales;
• enviar por medio de Evui mensajes publicitarios o ajenos al servicio;
• intentar acceder a datos de otras empresas, probar la seguridad de la plataforma sin autorización escrita o sobrecargarla a propósito;
• revender, sublicenciar o copiar la plataforma;
• usar Evui para actividades ilegales o discriminatorias.

Evui puede suspender el acceso de un usuario o de la empresa si encuentra un uso que ponga en riesgo a los titulares, a otras empresas o a la plataforma. Avisará el motivo y, salvo urgencia, dará un plazo para corregirlo.

9. Tarifas y pagos

• Las tarifas se fijan en el anexo comercial de cada empresa. Pueden incluir una mensualidad, un valor por turno conciliado y topes mensuales.
• Turno conciliado: el turno de una persona en un evento y un día que entra por primera vez en una nómina válida de un evento cerrado. Se cobra una sola vez; volver a conciliarlo o corregirlo no genera otro cobro.
• Ciclo mensual: en los primeros días de cada mes Evui pone en el panel el anexo del mes anterior. La empresa tiene 5 días hábiles para revisarlo y objetarlo. Después se emite la cuenta de cobro o factura, que se paga en el plazo del anexo comercial o, si no lo dice, a 30 días.
• Lo cobrado se congela. Las correcciones posteriores entran como ajustes en el mes siguiente.
• Impuestos: se aplican según el régimen tributario de Evui vigente en cada cobro. La empresa practica las retenciones que le correspondan.
• Mora: el saldo vencido causa el interés moratorio máximo legal. Con más de 30 días de mora, Evui puede suspender el servicio después de avisar con 10 días de anticipación. La suspensión no borra los datos de la empresa.
• Cambios de tarifa: se avisan con al menos 30 días de anticipación. Las tarifas pueden ajustarse cada año en enero según el IPC del año anterior.

10. Soporte y disponibilidad

• Soporte: de lunes a viernes, de 8 a. m. a 6 p. m., hora de Colombia, sin contar festivos, por correo o por los canales que se informen en el panel. Se responde en máximo un día hábil.
• Disponibilidad: Evui hace un esfuerzo razonable por mantener la plataforma disponible, pero no garantiza un porcentaje de disponibilidad. Los mantenimientos programados se avisan con anticipación y se procura hacerlos fuera de los días de evento.
• Respaldos: la base de datos tiene copias de respaldo periódicas.
• Los desarrollos nuevos, las integraciones y las reconstrucciones de datos fuera de lo normal se cotizan aparte.

11. Datos personales

El tratamiento de datos se rige por las condiciones de tratamiento de datos para empresas, que son el contrato de transmisión entre la empresa y Evui.

12. Propiedad intelectual

• La plataforma, su código, su diseño y su marca son de Evui. La empresa recibe un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible mientras esté vigente el servicio.
• Los datos de la empresa son de la empresa.
• Evui puede usar estadísticas agregadas que no identifiquen a ninguna persona ni empresa para mejorar el servicio.
• Evui solo puede mencionar a la empresa como cliente con su autorización escrita.

13. Confidencialidad

Cada parte guarda reserva sobre la información de la otra que conozca por el servicio, salvo que sea pública o que una autoridad la pida. Este deber sigue durante 2 años después de terminado el servicio. El deber sobre los datos personales no se acaba.

14. Responsabilidad

• La responsabilidad total de Evui frente a la empresa, por cualquier causa, se limita a lo que la empresa le pagó en los 3 meses anteriores al hecho que la origina.
• Evui no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni daños indirectos.
• Estos límites no aplican en caso de dolo o culpa grave.
• La empresa mantendrá indemne a Evui frente a reclamos de su personal por la relación laboral o de servicios, y frente a reclamos por datos que la empresa cargó sin autorización.

15. Duración y terminación

• El servicio es de duración indefinida, mes a mes.
• Cualquiera de las partes puede terminarlo avisando con 30 días de anticipación, sin penalidad.
• Cualquiera puede terminarlo de inmediato si la otra incumple de forma grave y no corrige en 10 días hábiles después de que se le avise.
• Al terminar, se pagan los turnos conciliados hasta esa fecha y la empresa puede descargar sus registros durante 60 días. Después, los datos se bloquean y se borran según las condiciones de datos.

16. Cesión

Evui puede ceder estos términos a una sociedad de la que Dagoberto Martínez Polo sea socio, avisando a la empresa con 15 días de anticipación. La empresa necesita autorización escrita de Evui para cederlos.

17. Cambios a estos términos

Se avisan con al menos 30 días de anticipación en el panel y por correo, con una versión nueva. Si la empresa no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que rijan, sin penalidad. El administrador deberá aceptar la versión nueva para seguir usando el panel.

18. Ley aplicable y controversias

• Estos términos se rigen por la ley colombiana.
• Las partes intentarán un arreglo directo durante 30 días. Si no lo logran, pueden acudir a conciliación o a los jueces de Bogotá D. C.

19. Notificaciones

Las notificaciones se envían al correo de Evui, dagmapo@gmail.com, y al correo del administrador de la empresa registrado en el panel.

Vigentes desde su fecha de publicación en el panel.

Versión 1, vigente desde el 06-11-2026 a las 23:01.