Condiciones de datos para empresas

Condiciones de tratamiento de datos para empresas cliente

Las acepta el administrador de la empresa en el panel de Evui, en nombre de ella. Hacen parte de los términos y condiciones del servicio.

1. Papeles

Evui (Dagoberto Martínez Polo, persona natural, cédula 1.018.490.742, Bogotá, datos@evuiapp.com) es responsable de los perfiles de los logísticos y de los datos de los usuarios del panel.
La empresa es responsable de los datos de las personas inscritas en sus eventos, a los que accede por Evui.
Cuando Evui guarda, concilia o prepara pagos con esos datos por cuenta de la empresa, actúa como su encargado. Estas condiciones son el contrato de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

2. Qué puede ver la empresa

Solo los datos de las personas inscritas en sus propios eventos: identificación, contacto, cuenta bancaria, la foto del documento si la persona la subió, y su participación y pagos en esos eventos.
No ve el perfil completo de nadie ni su participación con otras empresas.

3. Para qué puede usarlos

Puede usarlos para gestionar la participación, verificar la asistencia, pagar y cumplir sus obligaciones legales.
Está prohibido usarlos para cualquier otro fin, venderlos o compartirlos. Las únicas excepciones son el banco, para el pago, y las autoridades que los pidan.

4. Los datos que la empresa carga

Si la empresa sube datos de su propia base, por archivo, por el asistente o desde otro sistema, garantiza que los obtuvo con autorización de sus titulares y sigue siendo responsable de ellos.
Evui los usa solo para sugerírselos al mismo titular cuando se inscriba en eventos de la empresa, y nunca para otras empresas.
La empresa no carga datos de menores de edad.

5. Deberes de la empresa

Cumplir el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
Atender las consultas y reclamos de los titulares sobre el uso que ella les da a los datos.
Informar a sus usuarios del panel que Evui trata sus datos según la política de Evui.
Dar a cada usuario del panel solo el rol que necesita, y retirar el acceso a quien deje de trabajar con ella.
Custodiar los archivos que descargue, como el archivo de pago del banco y los reportes.
Avisar a Evui de cualquier incidente.

6. Deberes de Evui

Cumplir el artículo 18 de la Ley 1581.
Tratar los datos solo según las instrucciones de la empresa y estas condiciones.
Guardar los datos cifrados y con acceso por roles.
No usar los datos de la empresa para fines propios.
Llevar registro de los accesos.
Apoyar a la empresa con las solicitudes de los titulares.
Exigir confidencialidad a cualquier persona que trabaje con Evui y tenga acceso a los datos.

7. Proveedores de Evui

Evui usa estos proveedores, que pueden tratar los datos fuera de Colombia:

Render, alojamiento de la plataforma y la base de datos, en Estados Unidos;
Anthropic, lectura de fotos de documentos y asistente, en Estados Unidos;
Meta, mensajes por WhatsApp;
Telegram, avisos a los usuarios del panel.

Si Evui agrega o cambia un proveedor, avisa a la empresa con 15 días de anticipación. Si la empresa no está de acuerdo, puede terminar el servicio sin penalidad.

8. Incidentes de seguridad

Cada parte avisa a la otra en máximo 72 horas desde que conoce un incidente que afecte los datos.
El aviso incluye qué pasó, qué datos y qué personas pueden estar afectados y qué medidas se tomaron.
El responsable de los datos afectados lo reporta a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección.

9. Retiro del acceso

Si una persona le quita el acceso a la empresa, la empresa conserva solo lo necesario para los pagos hechos y sus obligaciones legales.

10. Al terminar el servicio

Evui le entrega a la empresa sus registros de participación y pagos.
A los 60 días, los bloquea y luego los borra, salvo que la ley exija conservarlos.
Los perfiles siguen siendo de sus titulares.

11. Aceptación

Queda constancia de quién aceptó estas condiciones en nombre de la empresa, la versión aceptada y la fecha.

Versión 2, vigente desde el 09-11-2026 a las 23:13. Versiones anteriores: 1.